La factura electrónica ya no será un PDF: el cambio que viene para empresas y profesionales

 

La digitalización de la facturación en España acaba de dar un paso importante. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, ha desarrollado el nuevo sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.

Y conviene empezar aclarando algo: una factura electrónica no será simplemente una factura en PDF enviada por correo electrónico.

El nuevo modelo pretende crear un verdadero sistema electrónico de intercambio de facturas que permita conocer no solo cuándo se emite una factura, sino también determinados aspectos de su ciclo posterior: su aceptación o rechazo y, especialmente, cuándo se produce su pago.

Esto último es especialmente relevante. Los destinatarios deberán comunicar el pago efectivo de las facturas a la solución pública de facturación electrónica en los términos establecidos reglamentariamente. La Administración dispondrá así de información que permitirá realizar un seguimiento mucho más preciso de los plazos de pago entre empresas y de la morosidad comercial.

¿Cuándo será obligatorio?

Aquí es donde conviene ser prudentes.

El Real Decreto ya está aprobado, pero su aplicación efectiva se vincula a la entrada en vigor de la Orden Ministerial que debe desarrollar técnicamente la solución pública de facturación electrónica.

A partir de ese momento, los plazos previstos son:

• 12 meses para empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros.
• 24 meses para el resto.

Por tanto, más que memorizar ahora una fecha concreta, las empresas deberían empezar a analizar si sus programas de facturación y sus procedimientos administrativos podrán integrarse adecuadamente con el nuevo sistema.

¿Y VERI*FACTU?

Es probablemente la confusión más frecuente.

VERI*FACTU y la factura electrónica obligatoria son dos regulaciones distintas, aunque ambas formen parte del proceso de digitalización y control de la facturación.

VERI*FACTU afecta fundamentalmente a los sistemas informáticos utilizados para facturar y a la integridad de sus registros. Según los plazos actualmente establecidos por la Agencia Tributaria, las entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades deberán adaptar sus sistemas antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027.

La factura electrónica B2B, en cambio, regula cómo se emitirán, transmitirán y recibirán las facturas entre empresarios y profesionales y cómo se comunicará determinada información sobre su estado y pago.

Una obligación, pero también un cambio de gestión

La consecuencia práctica va bastante más allá del cumplimiento fiscal.

Facturación, contabilidad, tesorería y control de cobros y pagos estarán cada vez más conectados. Para muchas empresas, adaptarse bien puede significar automatizar procesos que todavía hoy se realizan manualmente.

La transformación, por tanto, no consiste simplemente en sustituir el papel por un archivo electrónico.

Consiste en pasar de emitir facturas a gestionar digitalmente todo su ciclo de vida.

Y ese cambio ya ha comenzado.

Fuentes: Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, y Agencia Estatal de Administración Tributaria.